[Office] Erinnerungen aus Excel

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Erinnerungen aus Excel

Hallo Allerseits,
Ich hoffe Ihr könnt mir helfen.
Ich habe bei uns auf Arbeit einig Excel-Tabellen betreff Qualitätsmanagment/ Prüfmittelüberwachung usw von zu prüfenden Maschinen.
Die letzten aktuellen Prüfungstermine wurden von Hand. z.B. in Zelle F7 im Format Mrz.06 eingetragen. Der nächste Prüftermin wird dann in Zelle F8 wie folgt eingegeben =F7+185 (halbjährliche Prüfung). Excel schreibt mir jetzt wie gewünscht in Zelle F8 Sep.06.

Soweit so gut. Jetzt soll folgendes erreicht werden. Zum Monatsende August (-10 Tage) soll eine Signalisierung/ Erinnerung erfolgen, dass hier bald ein Prüfung ansteht, nämlich in Sep. 06. Diese Erinnerung sollte so aussehen:Excel startet automatisch diese Datei, der baldige Prüftermin erhält die Schriftfarbe Rot, falls möglich könnte auch noch ein automatischer Ausdruck der Liste am zentralen Netzwerkdrucker erfolgen..
Desweiteren soll bei meinem und 3 weiteren Kollegen ein Meldung im Outlook mit einem bestimmten Text erfolgen,

Ist soetwas möglich, und wenn ja, wer kann mir helfen. Falls nötig würde ich heute Abend ein Muster einstellen, wie es die Datei im Moment aussieht.

 

[Supernature]

Das ist ziemlich komplex und aus Excel heraus sicher nicht zu machen. Denn Excel müsste ja wissen, dass es zu einem bestimmten Zeitpunkt starten muss.
Für die Mailbenachrichtigung würde noch ein SMTP-Dienst gebraucht.

 

[t_matze]

der baldige Prüftermin erhält die Schriftfarbe Rot,

Dieser Teil ist über "Bedingte Formatierung" möglich. Jedoch sieht man die Alarmfarbe erst, wenn man die Datei auch öffnet.

Mit PTBSync Desktopkalender kannst Du Dir jedoch einen Erinnerungstermin erstellen, der vorher drauf hinweist und zum gewählten Termin die Datei aufruft. Drucken + Mailen müsstest Du dann aber immernoch selbst.

 

[Gamma-Ray]

So etwas ähnliches mit Prüfungsterminen läuft hier bei Kollegen auch ab, allerdings in Access.

Die Erinnerungen laufen aber über die Kalendersteuerung in Lotus Notes mit wiederkehrenden Aufgaben, wobei alle möglichen Optionen generiert werden können. Der Personenkreis klickt sind dann bei Erinnerung in die Datenbank, wo die entsprechenden Abfragen einen Bericht erstellen.

Ich persönlich halte Access ohnehin bei solchen Prozessen für besser, auch wenn dich das jetzt nicht weiterbringt und schon an einer anderen Richtung gearbeitet wurde.

Macht es aber nicht zu kompliziert und sucht nach einer pratischen Lösung, die eine relativ hohe Sicherheit bringt. Wenn jemand seine Mail nicht liest, geht dieses System auch in die Hose, von daher würde ich dieses "Erinnerungssystem" nicht unnötig kompliziert machen.
In Excel müsste das - allerdings recht kompliziert wie Supi schon schreibt - alles in VBA geschrieben werden.

 

[UK]

Danke ersteinmal für Eure Antworten.
Für's erste werde ich die neuen Termine im Outlook von Hand eintragen.
Die Sache mit der Bedingten Formatierung werde ich hinbekommen.
Das Problem ist, daß wenn der verantwortliche Mitarbeiter nicht da ist, zumindest der Chef und die Sachbearbeiterin ein INFO erhalten, dass Prüfungen zu veranlassen sind.