Ich habe vor kurzem die Auswahl eines Archivierungssystems als Abschlussprojekt für meine Ausbildung durchgeführt. Ich hatte allerdings die Mail-Server vor Ort. Und wenn du von einer kleinen Firma sprichst, hatte ich es mit etwas anderen Dimensionen zu tun, nehme ich mal an
Kommen wir erst mal zum Archivierungszeitraum.
Abgabenordnung - § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Es gibt also Dokumente, die sechs Jahre aufgehoben werden müssen, es gibt Dokumente die zehn Jahre aufgehoben werden müssen und sicherlich werden auch einige E-Mails versendet, die eigentlich gar nicht archiviert werden müssen. Hier stellt sich zuerst die Frage, wie man sie technisch unterscheiden kann. Im Grunde ist das gar nicht möglich. Das heißt du musst alle E-Mails 10 Jahre archivieren.
Wenn du alle E-Mails archivierst, archivierst du auch eventuell private Mails von Mitarbeitern. Aus Gründen des Datenschutzes sollte also jeder Mitarbeiter der Archivierung zustimmen oder die private Nutzung sollte unterbunden werden.
Grundsätzlich ist bei der Archivierung zu beachten, dass man E-Mails so archivieren muss, wie sie versendet/empfangen wurde (revisionssicher). Eine E-Mail, die bereits das Postfach erreicht hat, zu archivieren ist streng genommen zu spät. Man muss also archivieren bevor die Mail den Posteingang erreicht und nachdem sie den Postausgang verlassen hat.
Wenn man einen eigenen Mailserver hat, ergibt sich hier die ein oder andere Möglichkeit.
A) SMTP-Integration: Eine Hardware (Server oder eine Appliance) wird als MTA vor dem MDA (Mail Delivery Agent, der Mail-Server, der die E-Mail endgültig empfängt und an das entsprechende Postfach weiterleitet) in den SMTP-Fluss integriert. Eine E-Mail wird also von extern zuerst an diese Hardware weitergeleitet, die die E-Mail archiviert und anschließend an den eigentlichen Mailserver weiterleitet. Beim Versenden das Gleiche: Die Mail wird erst an diese Hardware weitergeleitet und wird anschließend nach extern weitergeleitet.
B) Journal-Funktion. So heißt es zumindest bei MS-Exchange. Einige Mailserver bieten aber ähnliche Funktionen. Unter dem folgenden Link ist das recht gut erklärt, daher spare ich mir lange Erklärungen:
MSXFAQ.DE - Exchange Journalfunktion
Es gibt sicherlich noch mehr Methoden, aber mit den beiden habe ich mich näher befasst. Ich habe mich wirklich lange in das Thema eingeladen und das Sprengt den Umfang dieses Threads bei weitem.
Wenn man seinen Mailserver extern gehostet hat, weiß ich ehrlich gesagt nicht, was es für Archivierungskonzepte gibt. Ich würde sagen hier ist eine gewisse Zusammenarbeit mit dem Provider hilfreich. Die bekommt man aber sicherlich nicht bei Postfächern für 5€/Monat geboten.
Den ein oder anderen Link sowie ein paar Dokumente mit allgemeinen Informationen zum Thema E-Mail habe ich in der Firma. Vielleicht finde ich morgen mal ein paar Minuten Zeit dir diese zukommen zu lassen.
MSXCHANGE.DE - Archivieren mit Exchange
