Dokumentenmanagement oder -archivierung

Lordas

Lordas

nicht mehr wegzudenken
hallo zusammen,

kennt jemand zufälligerweise gute tools zur archivierung? am liebsten wäre mir was wo ich z.b. einscanne (mit volltextsuche), dann eine art id (fortlaufende nummer o.ä.) vergeben wird und anhand dieser nummer kann ich die dokumente dann auch fortlaufend in einen ordner ablegen und muss diese nicht nach bereiche clustern.

da ich von haus aus faul bin und eher das geordnete chaos liebe :ROFLMAO: stapelt sich bei mir der dokumentenhaufen immer mehr und ich habe keine lust ihn auf die verschiedenen ordner zu verteilen, zumal diese meist schon wieder voll sind und ich dann einen neuen ordner zu dem gleichen thema anlegen müsste.

ein scannen und einordnen bedeutet zwar zum einen ein wenig mehraufwand, aber vielleicht zwinge ich mich dadurch besser zu diesem schritt ;)

vielleicht kennt jemand von euch noch andere gute tools bzw. ablagesysteme. das ganze vermischt sich jetzt zwar ein wenig mit dem boardsofe-forum, aber da ich ITler bin suche ich immer den kontakt zum elektronischen :D

p.s.: freeware wäre natürlich klasse!
 
Wie wär es mit einer Desktopsuchmaschine?
Egal wo du was speicherst, du gibst dein Stichwort
ein und sie sucht und zeigt es dir ...

Zum Beispiel diese 2 hier:
https://www.supernature-forum.de/ww...aschine-kostenlos.html?highlight=desktopsuche

Empfehlen kann ich dir auch noch:
CHIP Online - Download - xfriend free 2.0 Deutsch
xfriend - Enterprise Search, Desktop Search, Suchtechnologien - Übersicht

GoogleDesktop , wobei das Ding auch mit google selbst
Dateien tauschen will, was man aber mit einer Firewall
verhindern kann.

julitec Software - julitecDM - Überblick

Weglassen darfst du ganz getrost:
AOL-Desktop Search
Blinkx
ClickFinder
diskMETA
Filehand Search
IntraSeek
REGAIN
URFIN
Yahoo! Desktop Search

Alle genannten sind Freeware und legen eine Index-Datei
an, die je nach Datenbestand schnell mal 1 GB erreichen
kann. Es kommt auch auf die Software selbst an, wieviel
Schlagworte sie wo speichert und welche Dateitypen
unterstützt werden.

Ich selbst nutze x1 und/oder xfriend, weil beide ODT
ohne Probleme unterstützen. Andere können sie auch
durchsuchen, aber nicht in der Vorschau anzeigen.

Wenn du deine Dokumente einscannen möchtest und dann
verwalten, dann würde ich dir folgenden Weg vorschlagen:
1. Ghostscript + PDF-Drucker (deiner Wahl) installieren
2. PhotoCopier installieren und PDF-Drucker als Standard angeben
3. alle neuen Dokumente so scannen/kopieren und ablegen
4. täglich/wöchentlich Index aktualisieren und du hast sofort
__Zugriff darauf
5. Stichwort eingeben, suchen, Vorschau betrachten,
__weitere Schritte ...

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"Was immer du schreibst...schreibe kurz, und sie werden es lesen, schreibe klar, und sie
werden es verstehen, schreibe bildhaft, und sie werden es im Gedächtnis behalten!"​
 
Zuletzt bearbeitet:
danke dir für deine ausführliche antwort.

ich werde mir das mit der desktop-suchmaschine mal durch den kopf gehen lassen. mittlerweile bin ich auch noch auf paperport gestoßen ( Nuance - PaperPort 11 ). habe davon eine SE Edition der version 9 bei einem drucker dabei. werde das auch mal genau unter die lupe nehmen.
 
Kannte ich nicht, ist aber etwas ähnliches.
Hat auch nur die Scanschnittstelle extra ...

Wenn du deine Version uneingeschränkt nutzen
kannst, tu es, ansonsten denke ich daß die
79 Euro dafür viel zu viel sind. :)

Vielleicht schreibst du später noch, wofür du
dich letztendlich entschieden hast. :)

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"Was immer du schreibst...schreibe kurz, und sie werden es lesen, schreibe klar, und sie
werden es verstehen, schreibe bildhaft, und sie werden es im Gedächtnis behalten!"​
 
Ich habe gerade etwas anderes gefunden, was die beim Sortieren
helfen könnte. Du mußt nur pro Dateiendung einen Ordner bestimmen
und dann die Datei anklicken und fertig ...

Einmal die Homepage und einmal eine kurze Beschreibung,
siehe meine Signatur. ;)
You may define a rule where all your *.DOC files (usually text documents), will be copied or moved to a backup place, or to your My Documents folder, so you "fix" your dispersed documents to the proper and right folder.
Zum Vergrößern anklicken....

Freeware for private use.

Interdesigner.com: Intelligent Copier
Intelligent Copier download and review - automatic file copier from SnapFiles

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ich werde das hier jetzt noch testen und dann werde ich mich wohl entscheiden:

K7 it-solutions

das mit dem tool von dir ist zwar ne nette idee, ich werde mein zeug aber wohl nur als pdf ablegen. von daher eher uninteressant.
 
so, habe mich jetzt eindeutig für die desktop suchmaschine entschieden. vielen dank nochmal an @matsch 79

ganz klarer gewinner der getesteten suchmaschinen war für mich dabei Copernic Desktop Search 2! der speed ist einfach super und findet alles was man sich vorstellen kann. nur eines fehlt mir aktuell noch - eine suche inkl. ordnernamen. manchmal kommt es halt vor, dass man ordner gezielt benennt, der inhalt aber eher automatische namen beinhaltet. z.b. bei vielen bildern die man von der digicam runterlädt. da bleiben die files selbst meist mit original, automatisch vergegeben namen.

vielleicht hat ja einer eine idee bzw. vielleicht gibt es ja eine möglichkeit copernic entsprechend zu erweitern?
 
Danke, genug des Lobes! :D

Mein Tip für deine Bilderordner auf die Schnelle:
- Ordner öffnen
- alle Bilder markieren
- Rechtsklick auf das Markierte
- umbenennen
- Namen eingeben
- OK

Windows hängt dann eine Zahl in Klammern dran.
Muß für jeden Ordner seperat gemacht werden.
Alle markieren geht mit Strg+A.

Eine Frage noch:
Wie groß ist deine Indexdatei? :D

Und der Link zu DEM Produkt deiner Wahl!
Copernic Desktop Search - The Search Engine for Your PC
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ja stimmt eigentlich. eine umbenennung muss dann halt nur konsequent durchgeführt werden. aber die konsequenz muss ich jetzt sowieso lernen - zumindest was das sofortige einscannen meiner dokumente in zukunft angeht :D

copernic teilt das ganze in mehreren dateien ein. der gesamte teil der ordnerstruktur in welcher die index-dateien liegen haben aktuell 179 MB. indiziert werden bei mir so gut wie alle dateien, mails, kontakte, bilder, videos, musik, favoriten und browserverlauf. und das ganze verteilt über 3 festplatten mit 9 laufwerks-partitionen mit insgesamt 500 GB (belegt derzeit ca. 200 GB). aktuell wurden von copernic 18.940 dokumente mit 392.637 keywords indiziert.

copernic ist es brutal schnell und das gute dabei ist, dass bereits bei der eingabe gesucht wird. bisher kann ich es uneingeschränkt empfehlen.
 
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