[Information] suche Dokumenten Management System

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Chicken

treuer Stammgast
suche Dokumenten Management System

Für ein mittelständisches Unternehmen (~30 Mitarbeiter) suche ich einen Weg, Firmendaten jeglicher Art strukturiert abzulegen, so daß man sie bei Bedarf schnell wiederfindet.
Da dieses Problem nicht neu ist und von anderen mit Sicherheit schon erfolgreich gelöst wurde, bitte ich um Erfahrungsberichte. Wie habt Ihr das Problem gelöst, wie sind Eure Erfahrungen damit, was für Komplikationen gab es, was kostet das?
Ich bin für jeden Beitrag dankbar.


Ich weiß nicht, ob ich hier richtig bin. Legt mich zur Not woanders hin.
 
Hallo und herzlich willkommen :)
Wichtige Gegenfragen:
Wie soll auf die Daten zugegriffen werden, nur aus dem internen Netz oder z.B. auch von unterwegs?
Ist ein spezielles Berechtigungskonzept erforderlich, oder soll jeder alles sehen/ändern/löschen dürfen?
 
Zugriff braucht nur aus dem Firmengebäude möglich sein, übers Netz ist nicht nötig.
Berechtigungen sind nicht notwendig. Der Zugang soll entweder von jedem Schreibtisch aus möglich sein (wir haben vernetzte PCs) oder nur von einem PC, der irgendwo frei zugänglich ist. Letzteres, um Lizenzgebühren zu sparen.
 
Ok, dann konzentriert sich das also mehr oder weniger auf die Kernfunktionen: Wild über viele Laufwerke verteilte Dokumente sollen in eine übersichtliche Form gebracht werden.
Ein weiteres wichtiges Kriterium dürfte eine Volltext-Indizierung sein, damit man auch vernünftig suchen kann.
Mit eigenen praktischen Erfahrungen kann ich leider nicht dienen - was ich aber schon im Einsatz gesehen habe, ist Idea! von der Firma Sycon. Die, die damit arbeiten, äußern sich sehr zufrieden (kennen aber auch nichts anderes :D). Bei 30 Nutzern kämen allerdings schlappe ca. 3000 Euro Lizenzgebühren zusammen.
Nur unwesentlich günstiger wäre OfficeManagerPro, den ich wirklich nur vom Namen her kenne.
Viel mehr kann ich leider nicht beitragen, aber bestimmt kommen noch mehr Tipps - insbesondere denke ich, dass es sicher auch Freeware-Alternativen gibt.
 
Besten Dank. Ich guck mir das mal an.
Brauchbare Freeware wäre natürlich ideal. Aber wenn es nicht anders geht, dann eben nicht.
Weitere Meinungen sind willkommen.
 
Forensoftware

Danke für die Resonanz. Ich werde prüfen, ob das für uns in Frage kommt.

Weitere Idee des Chefs: Ein firmeninternes Forum im Intranet.
Wo bekommt man Forensoftware? Kosten, Systemvoraussetzungen etc.
Wie funktioniert dieses Forum? Woher habt ihr das Programm?
 
Das geht garantiert kostenlos :). Ich nehme mal an, Ihr habt hauptsächlich Windows im Einsatz. Bestimmt gibt es irgendwo eine Kiste, die permanent läuft und die noch ein paar Ressourcen frei hat.
Auf der kannst Du XAMPP installieren:
https://www.supernature-forum.de/showthread.php?t=42627
Damit ist dann schon mal der komplette Unterbau vorhanden.
Als Forensoftware kann man dann z.B. das kostenlose phpBB nehmen: www.phpbb.de
Für diese Zwecke 100%ig ausreichend.
 
@chicken:

Es gibt etwas, das nennt sich SUBVERSION von der Firma Tortoise. Ist - glaube ich zumindest - Freeware. HIER MAL SCHAUEN

Das haben wir bei uns im Einsatz und ist deshalb ganz interessant, weil man auf einem Server die Dokumente verwaltet / ablegt und auf jedem PC dann ein kleiner Client installiert wird, der sich dann in den Windows Explorer integriert.

Der User geht dann hin und macht über einen Rechtsklick regelmäßig ein Update.
Der Client vergleicht dann alle Dokumente und deren Versionen mit dem Server und stellt dem User dann auf der eigenen Festplatte alle Dokumente in der neuesten Version zur Verfügung inklusive der Ordner-Struktur.

Somit sind die Dokumente auch offline zu bearbeiten und werde dann beim nächsten Update auf den Server geschaufelt.

Wir setzen das ganze bei uns im Projekt mit insgesamt rund 40 Kollegen ein, sogar verteilt über verschiedene Standorte.

Auf Ordner-Ebene können sogar Zugriffsrechte vergeben werden per User.

gruss
Stephan
 
Weitere Möglichkeit für das Dokument Management System wäre die Google Mini. Die Dokumente sollen ja nur durchsucht werden können, die Datenstruktur an sich soll nicht verändert werden, deshalb böte sich eine Suchmaschine an. Voraussetzung dafür wäre aber, daß die zu durchsuchenden Daten webfähig sind, d.h. daß auf sie per HTTP oder HTTPS zugegriffen werden kann.
Dafür müßte wohl ein Web Server wie Apache auf dem Server zwischengeschaltet werden. Wenn ich das Paket XAMPP installiere, in dem Apache drin ist, müßte das doch funktionieren, oder?
Erfreulicherweise würde das auch den Weg für die Einrichtung des Forums ebnen, das Apache und PHP braucht. Aber in den XAMPP-FAQs habe ich den störenden Punkt entdeckt, daß es Open Source Software gibt (z.B. Foren), die unter XAMPP auf Windows nicht läuft. Weiß da jemand was?
 
Danke erstmal.

Die Strukturierung läuft fürs erste mit einer hausgemachten Lösung. Aus Kostengründen wird da nichts Neues angeschafft. Die bereits bestehenden Daten müßten erst eingepflegt werden, was ähnlich lang dauern würde, wie eine Bereinigungsaktion von Hand.
Eine Suchmaschine soll noch kommen.
Das Forum wird auch erstmal zurückgestellt. Stell ich mir aber nicht so wild vor.
 
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